Your.Specials.Here

Your content here...
Aenean leo ligula, porttitor eu, consequat vitae, eleifend ac, enim. Aliquam lorem ante, dapibus in, viverra quis, feugiat a, tellus. more...

MENGANALISIS EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PROSEDUR AKUNTANSI (PROSES)

Senin, 15 Februari 2010



A. Latar Belakang Permasalahan

Dengan makin berkembangnya perusahaan, memang semakin dirasakan manfaat dukungan sistem informasi akuntansi yang berbasiskan komputer. Sayangnya, sejauh ini tugas sistem informasi akuntansi hanya berkisar pada penyajian laporan keuangan, seperti Neraca, Rugi Laba, Perubahan Modal, dan lainnya. Informasi-informasi yang masih disajikan secara manual padahal kenyataannya sudah harus disajikan tepat waktu dan akurat adalah :

1. Laporan Buku Harian Pembelian dan Penjualan

2. Laporan Mutasi Utang/ Piutang per Relasi

3. Laporan Utang/ Piutang yang akan jatuh tempo

4. Laporan Umur Piutang, dan

5. Laporan Uang Muka Pembelian/ Penjualan

B. Identifikasi Masalah

Dari hasil prasurvei dapat diketahui bahwa pemanfaatan komputer baru dimulai pada saat Posting ke masing-masing jurnal transaksi. Akibatnya pencatatan transaksi harian masih dilakukan secara manual, padahal jumlah data dan kompleksitas serta frekuensi pencatatan dan pelaporan transaksi harian tidak layak lagi dilakukan secara manual, terutama mengenai pencatatan dan pelaporan transaksi utang (Account Payable) dan transaksi Piutang (Account Receivable), yang merupakan alat ukur untuk berapa besar hak yang harus ditagih dan kewajiban yang harus dibayar kepada pihak luar.

C. Tujuan Penelitian

Penelitian akan menghasilkan suatu hasil analisis seperti :

1. Apakah dengan menggunakan komputer penyajian laporan-laporan yang diharapkan akan lebih efektif?

2. Apakah dengan menggunakan komputer pengorbanan sumber daya akan lebih efisien?

D. Hasil Pengamatan

Agar tidak menyimpang dari sasaran atau tujuan penulisan buku ini, hasil pengamatan tidak seluruhnya disajikan secara mendetail, seperti bagaimana desain pengkodean, desain formulir, desain laporan, dan desain file yang sebenarnya. Walaupun demikian mahasiswa diharapkan dapat mendiskusikannya sebagai bahan latihan.

Secara ringkas, hasil pengamatan yang dapat diinformasikan adalah sebagai berikut :

1. Arus Dokumen

a. Arus Dokumen Data Utang

1) Pengakuan utang dimulai dengan diterimanya Surat Penerimaan Barang (SPB) dan Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB).

2) Selanjutnya dibuat Bukti Kas Keluar (BKK) oleh Urusan Data Utang/ Piutang dan dicatat dalam buku Utang/ Piutang, BKK dan data pendukung lainnya dikirim ke bagian Pembukuan untuk disetujui.

3) Jika disetujui, data dikirim ke Urusan Tata Buku untuk dicatat dalam buku besar pembantu. Jika tidak disetujui, data dikembalikan ke Urusan Data Utang/ Piutang.

4) Data dari Urusan Tata Buku kemudian dikirim ke Bagian Kas untuk dilakukan pembayaran dan dicatat dalam buku Kas dan buku Bank, setelah itu dikirim ke Urusan Data Utang/ Piutang.

5) Urusan Data Utang/ Piutang mencatat pada buku Utang/ Piutang, kemudian data dikirim ke Urusan Tata Buku.

6) Urusan Tata Buku mencatat dalam buku besar pembantu bahwa utang telah dibayar dan selanjutnya data utang diarsipkan.

b. Arus Dokumen Data Piutang

1) Pengakuan Piutang dimulai dengan dibuatnya Bukti Surat Penyerahan Barang (BSPB), Faktur Penjualan oleh Urusan Data Utang/ Piutang, dan dicatat dalam buku Piutang. Selanjutnya data dikirim ke Bagian Pembukuan untuk disetujui.

2) Jika tidak disetujui, data dikembalikan ke Urusan Data Utang/ Piutang. Jika disetujui, data dikirim ke Urusan Tata Buku untuk dicatat dalam buku besar pembantu penjualan, lalu dikirim ke bagian Kas.

3) Bagian Kas melakukan penagihan kepada Vendor dan selanjutnya membuat Bukti Kas Masuk (BKM) bahwa tagihan telah diterima dan mencatat dalam buku Kas/ Bank. Data kemudian dikirim ke Urusan Data Utang/ Piutang untuk dicatat dalam buku Piutang, lalu dikirim ke Urusan Tata Buku.

4) Urusan Tata Buku mencatat dalam buku besar pembantu Piutang bahwa tagihan telah diterima, selanjutnya data diarsipkan.

Selain disajikan dalam bentuk narasi, penulis juga menyajikan hal di atas dalam bentuk diagram seperti pada halaman-halaman berikut.

2. Formulir dan Laporan

Dalam prosedur yang diteliti, terdapat formulir-formulir dan laporan-laporan yang dipakai, yaitu :

a. Formulir Surat Penerimaan Barang (SPB)

b. Formulir Bukti Kas Keluar (BKK)

c. Formulir Faktur Debet (FD)

d. Formulir Faktur Keluar (FK)

e. Formulir Bukti Kas Masuk (BKM)

f. Laporan Buku Harian Penjualan

g. Laporan Buku Harian Pembelian

3. Kelemahan Sistem

Buku harian Penjualan dan Pembelian yang masih manual mengakibatkan pembuatan laporan yang menggunakan data ini sulit disajikan. Selain itu, pengkodean per relasi belum ada sehingga buku pembantu Utang dan Piutang tidak dapat dibuat berdasarkan kode relasi, padahal laporan ini penting. Tanggal jatuh tempo juga belum dicantumkan dalam buku Pembelian dan Penjualan, oleh karena itu laporan Utang/ Piutang yang akan jatuh tempo tidak dapat disajikan.

E. Sistem yang Diusulkan

1. Desain Pengkodean

Adanya kelemahan-kelemahan data bila akan dibuat laporannya membuat perlunya desain ulang perihal kode-kode yang dipakai.

Kode yang dibuat berupa :

a. Kode Relasi

b. Kode PPN

c. Kode bahwa data sudah dijurnal/ di-update

d. Nomor Bukti Penjualan

2. Desain Formulir

Prinsipnya sama dengan desain kode, desain terhadap formulir yang ada perlu diubah termasuk adanya penambahan formulir-formulir baru. Keseluruhan formulir ada 8 buah, yaitu formulir tentang :

a. Bukti Kas Keluar

b. Bukti Kas Masuk

c. Surat Permintaan Pembelian

d. Surat Penerimaan Barang

e. Faktur Debet

f. Faktur Kredit

g. Bukti Memorial Pembelian

h. Bukti Memorial Penjualan

3. Desain File Komputer

Oleh karena pengolahan data akan menggunakan komputer, struktur file data yang akan disimpan dalam komputer perlu disiapkan. Jika belum ada, perlu dibuat dan jika sudah ada, perlu dimodifikasi sesuai dengan perubahan-perubahan yang ada.

4. Desain Laporan

Laporan-laporan bukan hanya dapat disajikan tepat waktu dan benar, tapi juga lengkap sesuai kebutuhan. Laporan-laporan yang akan dihasilkan berupa :

a. Buku Harian Pembelian

b. Buku Harian Penjualan

c. Utang yang akan jatuh tempo

d. Piutang yang akan jatuh tempo

e. Umur piutang

f. Uang muka pembelian

g. Uang muka penjualan

h. Mutasi piutang per kode pemasok, dan

i. Mutasi utang per kode pemasok

5. Desain Arus Dokumen

Hasil wawancara kepada pimpinan maupun karyawan yang terlibat sebenarnya tidak mempunyai masalah dengan prosedur yang ada sekarang. Oleh karenanya, prosedur tidak akan mengalami perubahan, kecuali masalah teknis pada perekaman data.

F. Analisis Sumber Daya

Sebelum menganalisis sumber daya, terlebih dahulu akan dijelaskan tahapan-tahapan dalam mengerjakan sistem informasi yang diusulkan termasuk penggunaan tenaga kerja spesialis dan waktu pengerjaannya. Tahapan-tahapan tersebut dijelaskan sebagai berikut :

1. Survei

Pekerjaan ini dilaksanakan untuk menghasilkan informasi yang sebanyak-banyaknya agar sistem yang diusulkan dapat sesuai dengan kehendak pemakai. Pekerjaan dilakukan oleh 3 orang sistem analis dalam waktu 5 hari kerja.

2. Analisis Sistem

Hasil survei digunakan untuk menganalisis sistem, yaitu menghasilkan analisis terhadap sistem yang ada, gambaran sistem yang akan dibuat, pembiayaan sumber daya yang dipakai serta keuntungan yang akan diperoleh dengan sistem yang baru tersebut. Waktu kerja adalah 7 hari oleh 3 orang sistem analis.

3. Desain Sistem

Pada tahap ini dibuat rancangan secara garis besar dan rinci mengenai kerja operasional komputer terhadap sistem yang diusulkan. Kegiatan ini dikerjakan oleh 3 orang sistem analis dalam waktu 8 hari kerja.

4. Pembuatan Program

Pembuatan program dikerjakan oleh programmer menurut spesifikasi yang diberikan oleh sisten analis. Kegiatan ini direncanakan dalam waktu 17 hari dan dilaksanakan oleh 2 orang programmer.

5. Tes Program

Setiap program akan dites dengan menggunakan data bayangan (dummy data) yang diberikan oleh sistem analis. Kegiatan ini dilaksanakan oleh programmer.

6. Tes Sistem

Setelah kegiatan pembuatan program selesai, maka dilakukan tes sistem. Kegiatan ini dilaksanakan 4 hari oleh sistem analis dan programmer.

7. Pelatihan (Training)

Kegiatan pelatihan ditujukan kepada tenaga pelaksana sistem yang baru. Kegiatan ini akan dilaksanakan selama 6 hari oleh sistem analis.

8. Implementasi Sistem

Pengimplementasian sistem baru akan menggunakan teknik paralel run, yaitu menjalankan sistem lama dan baru secara bersamaan sampai pada satu kondisi dimana sistem baru dapat berjalan tanpa kesalahan sama sekali. Kegiatan ini akan diawasi oleh sistem analis selama 2 bulan.

9. Dokumentasi

Kegiatan ini mencakup pencatatan dan pelaporan pembangunan sistem baru serta pembuatan User’s Manual (Run Book). Kegiatan ini dilakukan oleh seorang sistem analis yang dapat dibantu oleh seorang juru ketik.

10. Penyerahan Sistem

Kegiatan ini merupakan kegiatan akhir dari pembuatan sistem, yaitu menyerahkan sistem Utang/ Piutang kepada pemakai yang sekaligus mengimplementasikannya secara penuh.

Setelah tahapan-tahapan kegiatannya diketahui, selanjutnya akan ditentukan sumber daya yang diperlukan, yaitu :

1. Tenaga Pembangunan Sistem Baru

Pembangunan sistem baru dilaksanakan dalam tim yang bertugas untuk mensurvei, menganalisis, dan mendesain sistem hingga pengawasan implementasinya. Tim terdiri atas 3 orang tenaga sistem analis dan 2 orang tenaga programmer.

2. Waktu Pelaksanaan Pembangunan Sistem Baru

Berdasarkan tahapan pekerjaan yang dijelaskan di atas, maka secara rinci hubungan dari masing-masing tahapan dapat digambarkan dalam jadwal rencana kerja pembangunan sistem seperti berikut ini.


Nama Kegiatan & Jadwal Waktu (hari)

Pengumpulan Data = 5 hari

Analisis Sistem = 7 hari

Desain Sistem = 8 hari

Pembuatan Program = 17 hari

Tes Sistem = 4 hari

Pelatihan = 6 hari

Implementasi = 2 bulan

Penyerahan Sistem = 1 hari


Gantt Chart hanya efektif dipakai untuk proyek yang memiliki jumlah kegiatan yang relatif sedikit sehingga kompleksitas perencanaan dan pengendaliannya juga kecil. Tetapi jika suatu pekerjaan proyek memiliki banyak kegiatan sehingga perencanaan dan pengawasan pelaksanaannya menjadi sulit, ada metode yang lebih baik daripada Gantt Chart yaitu dengan metode Network Planning. Metode ini dapat dipelajari pada mata kuliah Manajemen Kuantitatif maupun Manajemen Operasional.

3. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang dipakai untuk memproses sistem Utang/ Piutang adalah memanfaatkan komputer yang ada, yaitu merk HP3000 seri 42. Pilihan tersebut dimaksudkan untuk mengoptimalkan kemampuan komputer yang ada, sekaligus menghemat biaya pengadaan perangkat kerasnya.

Konfigurasi dari perangkat keras ini adalah sebagai berikut :

1 buah CPU merk HP 3000

3 buah disk drive

1 buah dumb terminal

1 buah keyboard

1 buah printer

4. Perangkat Lunak (Software)

Sistem operasi yang digunakan adalah FOS dan data basenya adalah Turbo Image. Penulisan program akan menggunakan 3 jenis bahasa, yaitu GENESYS, REACTOR, dan COBOL dengan fungsi dan tugas masing-masing. Jenis bahasa ini adalah yang paling familiar digunakan untuk aplikasi bisnis dengan menggunakan mesin jenis HP3000 ini.

Untuk menghitung secara kuantitatif berapa sumber daya yang akan dikeluarkan untuk melaksanakan sistem yang baru ini, akan dibagi dua bagian, yaitu biaya pembangunan sistem dan biaya implementasi sistem.

1. Biaya Pembangunan dan Operasional Sistem Baru

Sistem baru ini direncanakan dapat dipakai dalam waktu 10 tahun dan dalam operasinya dapat berjalan dengan lancar, sehingga diharapkan dapat menghemat biaya jika dibandingkan dengan sistem yang ada sekarang.

a. Biaya Pembangunan Perangkat Lunak (Software)


DAFTAR BIAYA PEMBUATAN SOFTWARE

(dalam ribuan rupiah)

1. Survei = 5 hari, biaya sistem (900), total = 900

2. Analisis Sistem = 7 hari, biaya sistem (1.260), total = 1.260

3. Desain Sistem = 8 hari, biaya sistem (1.440), total = 1.440

4. Pembuatan Program = 17 hari, biaya programmer (1.360), total = 1.360

5. Tes Sistem = 4 hari, biaya sistem (720) & biaya programmer (320), total = 1.040

6. Training = 6 hari, biaya sistem (360), total = 360

7. Paralel Run = 60 hari, biaya sistem (1.800), total = 1.800


Jumlah biaya = 8.160

Biaya perlengkapan = Rp. 100.000,-

Total biaya pembuatan software = Rp. 8.260.000,-

Bila sistem baru dapat dipakai selama 10 tahun, maka alokasi beban biaya dapat dihitung kira-kira Rp. 70.000,-

b. Biaya Perangkat Keras (Hardware)

Harga perangkat keras sebesar Rp. 3.100.000,-. Berdasarkan metode garis lurus biaya penyusutan tiap bulan dapat dihitung kira-kira Rp. 65.000,-

c. Biaya Pemeliharaan (Maintenance)

Biaya pemeliharaan tiap bulan untuk hardware sekitar Rp. 26.000,-

d. Biaya Operasional Sistem Baru

Gaji Personel

1 orang Kepala Urusan Data = Rp. 400.000,-

2 orang staf @ Rp. 250.000,- = Rp. 500.000,-

Biaya Peralatan Administrasi = Rp. 100.000,-

Biaya Pemeliharaan Dumb Terminal = Rp. 26.000,-

Biaya Penyusutan Dumb Terminal = Rp. 65.000,-

Jumlah Rp 1.091.000,-

Untuk jangka waktu 10 tahun, jumlah biaya yang diperkirakan harus dikeluarkan untuk mengoperasionalkan sistem baru (ceteris paribus) kira-kira adalah :

Rp. 1.091.000,- x 120 = Rp. 130.920.000,-

Sehingga biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengimplementasikan sistem ini tiap bulan adalah :

(Rp. 130.920.000,- + Rp. 8.260.000,-)/120 = Rp. 138.980.000,-/120 = Rp. 1.158.167,-

2. Biaya Operasional Sistem Lama

a. Gaji Personel

- 1 orang Kepala Urusan Data = Rp. 450.000,-

- 3 orang staf @ Rp. 250.000,- = Rp. 750.000,-

b. Biaya Peralatan

- Pencetakan kertas untuk 5 jenis formulir = Rp. 75.000,-

- Perlengkapan administrasi = Rp. 75.000,-

Jumlah = Rp. 1.350.000,-

Harga mesin ketik 1 buah = Rp. 650.000,-

Harga mesin hitung 1 buah = Rp. 375.000,-

Umur ekonomis untuk mesin hitung dan mesin ketik ditaksir 5 tahun dan dengan metode garis lurus (straight line method) diperoleh nilai sebesar kira-kira Rp.18.000,-.

Total biaya operasional per bulan = Rp. 1.368.000,-

Total biaya operasional 10 tahun = Rp. 164.160.000,-

3. Perbandingan Biaya Sistem Lama dan Sistem Baru

Sistem baru lebih menguntungkan dari segi biaya yang harus dikeluarkan karena terjadi penghematan sebesar Rp. 1.368.000,- - Rp. 1.158.167,- = Rp. 209.833,- per bulan.

G. Keuntungan Sistem Baru

Selain lebih efisien, sistem baru juga memiliki berbagai keuntungan bila dilihat dari segi efektivitas. Secara umum tujuan akhir sistem Utang/ Piutang ini adalah untuk memperoleh informasi yang sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya mengingat sangat pentingnya peran informasi Utang/ Piutang ini bagi perusahaan. Dengan dibuat dan diterapkannya sistem ini, kebutuhan informasi tadi dapat lebih efektif dilakukan oleh staf pelaksana yang bertanggung jawab untuk itu.

Di samping itu, perubahan sistem ini juga akan berdampak positif bagi terciptanya iklim kerja yang lebih profesional, lebih mengoptimalkan sumber daya yang ada serta turut serta dalam memanfaatkan perkembangan teknologi maju.

Sumber :

Umar, Husein. Riset Akuntansi dilengkapi dengan panduan membuat skripsi dan empat bahasan kasus bidang Akuntansi. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2001.

Riset ilmiah merupakan sebuah alat dalam meneliti apakah suatu sistem, prosedur, atau suatu standar yang melingkupi kehidupan manusia tersebut sudah sesuai dan bersifat efektif dalam menyelesaikan berbagai masalah yang melingkupinya. Riset akuntansi yang merupakan suatu bagian dari riset ilmiah sangat berperan dalam menyelesaikan berbagai masalah dari ilmu akuntansi yang diterapkan di pekerjaan sehari-hari. Tahap-tahap yang mempunyai jenjang jelas dan mempunyai titik temu yang pasti untuk menyelesaikan suatu masalah dengan mencari alternatif permasalahan dan memilih alternatif yang terbaik dan sesuai dengan kondisi atau budaya perusahaan merupakan suatu keunggulan dari riset akuntansi. Terlebih lagi alat penelitian tersebut sangat berguna bagi mahasiswa dalam menyusun skripsi secara urut dan jelas.

Bila menilik dari contoh pemakaian riset akuntansi di atas dapat dilihat pemanfaatan alat penelitian tersebut untuk meminimalkan cost yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan dalam memilih suatu kondisi apakah perusahaan tersebut akan mempergunakan sistem komputer yang baru atau tetap mempergunakan sistem komputer yang lama. Dari contoh tersebut terlihat bahwa perusahaan tersebut mempunyai beban psikologis yang saling bertolak belakang. Di satu sisi perusahaan harus up date dengan kondisi saat ini dengan mempergunakan sistem komputer terbaru agar dalam membandingkan dengan perusahaan yang lain mempunyai tolak ukur yang sama. Di sisi lain perusahaan harus mengendalikan work centre di tiap-tiap lini perusahaan agar dalam mempergunakan sistem komputer harus tetap bersifat efisien dan efektif dalam mendapatkan hasil yang dituju.

0 komentar:

Poskan Komentar